Evrak nasıl organize edilir

Evrak işleri - GOST R 51141-98 "Evrak işleri ve arşivleme. Terimler ve tanımlar." Büro işlerinin organizasyonu, işletmenin mevcut faaliyetlerinde gelen, giden ve dahili belgelerin kayıt, depolama ve kullanımının organize edilmesinden oluşur.

Kullanım kılavuzu

1

Büro işleri düzenlerken, şirketinizin, kuruluşunuzun, coğrafi olarak uzak birimler veya şubeler olup olmadığını, bu gerçeği dikkate alın ve bu birimlerle etkileşim için bir mekanizma düşünün. Kayıt ve evrak işlemleri sırasında sorun yaşamamak için içerideki büro sistemi merkez ofis ile aynı olmalıdır.

2

Mevcut evrak türlerinden hangisini kullanacağınızı düşünün: merkezi, karışık veya merkezi olmayan. Seçimleri, işletmenin yapısını (coğrafi olarak uzak birimlere sahip olup olmadığını) ve ofis yönetim hizmetinin teknik ekipmanını belirler. Bu hizmet küçükse ve teknik olarak sağlanmıyorsa, işlevlerinin bir kısmı birimlere aktarılır. Bu durumda, karışık evraklar gerçekleşir. Bu hizmetin gerekli tüm personel, donanım ve yazılımlarla donatılması durumunda, bu kayıt tutma merkezi olacaktır.

3

Her bir yapısal birimde, evrak işlerini yapacak özel bir personel birimi seçin. Bu mümkün değilse, ana görevlerinin performansını katip işleviyle birleştirecek başka bir çalışan atayın.

4

Tüm gelen, giden ve dahili belgeleri içerecek vakaların sayısını ve isimlendirmesini belirleyin. Bunlar daha yüksek (ana) bir kuruluşun belgeleriyse, değerlendirilmek üzere başa gönderilir; Alt kuruluşların belgeleri, onlarla çalışmaktan sorumlu başkan yardımcısına sunulmak üzere sunulmalıdır. Buna göre, vatandaşların temyizleri - nüfusla çalışma görevi olan o milletvekiline.

5

Muhabir çemberini belirledikten sonra, bu belgenin hangi muhabir grubuna ait olduğunu hemen belirleyebileceğiniz bir sınıflandırıcı oluşturun. Örneğin, kamu yetkilileri için 01 kodunu, daha yüksek bir organizasyonun mektupları için 02 kodunu, tedarikçiler için 03 kodunu, müşteriler için 04 kodunu, vb. Bu, belgelerin kuruluş içindeki hareketini kolaylaştırmaya yardımcı olacaktır.

6

İş akışının ne şekilde yapılacağına karar verin - dergi veya kartta. Her iki form da özel elektronik belge yönetim programlarında uygulanmaktadır. Hala böyle bir program satın alamıyorsanız, elektronik belge kayıt günlüklerini kullanın; bunlar Excel'de yürütülebilir.