Bir iş sürecini tanımlama

Video: Webiner: Şirketlerde Süreç Tanımlama, İyileştirme ve Yönetimi 2024, Temmuz

Son zamanlarda, iş süreçlerinin doğru tanımlanması ve resmileştirilmesinin rolünün önemli ölçüde arttığı işle ilgili işlevden süreç yönetimine geçme eğilimi olmuştur. Bir işletmenin verimliliğini arttırmanın bir yolu olarak iş süreçlerini optimize etmekten ancak bu eylemlerin tamamlanmasından söz edebiliriz.

İhtiyacınız olacak

İş sürecini grafiksel gösterimde resmileştirmenizi sağlayan CASE aracı.

Kullanım kılavuzu

Birincisi, anlaşılabilir olması gereken ve iş sürecini oluşturan eylem dizisinin genel özünü yansıtan, tarif edilen sürecin adını kısaca ve doğru bir şekilde formüle etmektir. Örneğin, “Bir öğeyi üretime hazırlamak ve yürütülmesini izlemek için bir uygulama doldurmak” yerine, “Ürünün üretimini izleme” sürecini adlandırmak yeterlidir. İkincisi, açıklanan tüm süreci daha küçük (“atomik”) görevlere veya alt süreç işlevlerine bölmek ve belirlemek uygulama sırası. Böyle bir bölünme ile, açıklanan süreç üst düzey bir süreç olacaktır. Üst düzey sürecin ayrıntı düzeyi farklı olabilir, ancak açıklamanızı kullanacak kitlenin anlaması için yeterli olmalıdır.

Bir iş sürecini tanımlamanın birkaç yolu vardır. Bunların en popüler olanı, çeşitli gösterimlerde yapılan diyagramların yardımıyla grafikseldir (gösterim bir şeyi belirtmek için bir karakter kümesidir).

İş süreçlerini tanımlamak için en yaygın gösterim türleri IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) vb.

Örnek olarak, PowerDesigner CASE aracını kullanarak BPMN (İş Süreçleri Modelleme Notasyonu) notasyonunda yürütülen diyagram üzerinde duralım (Şekil 1). Diyagramdaki ana unsurlar:

1. "Süreç" (işlev) - köşelere yuvarlatılmış bir dikdörtgen;

2. "Geçiş" - süreçleri birleştiren bir ok;

3. “Çözüm” - yalnızca “Evet” veya “Hayır” ile cevaplanabilecek bir soru içeren eşkenar dörtgen;

4. Koşullar - bir işlevden diğerine geçişin gerçekleştirildiği metinsel ifadeler. Koşullar daima köşeli parantez içine alınır. Diyagramınızı "Parçalar" olarak ayırmak yararlı olabilir - işletmenin veya belirli bir işlevi yerine getirmekten sorumlu çalışan birimlerini gösteren dikey veya yatay bölümler. Bu durumda, bu işlevin simgesi kendi bölümünde olmalıdır. Listelenen öğelere ek olarak, şema ayrıca işlemin giriş veya çıkışı olan verilerin bir listesini ve bunun veya bu işlevin gerçekleştirildiği kurallara veya düzenlemelere bağlantılar içerebilir. "Ürün üretim kontrolü" iş sürecinin açıklamasına bir örnek, Şekil 1'de gösterilmektedir. Bu diyagramın problemi çözmek için algoritmanın blok şemasına çok benzediğini fark etmek kolaydır.

Sürecin grafik bir açıklaması, alt sütun işlevlerinin metin açıklamasıyla aşağıdaki sütunları içeren bir tablo biçiminde de desteklenebilir: işlem adı, birim (işlem sahibi), işlem açıklaması, işlem yürütme sonucu. Böyle bir tarifin bir örneği Şekil 2'de gösterilmektedir. Açıklanan iş sürecinin daha fazla optimizasyonu beklenirse, o anda çalışan alt işlem işlevlerinin zorluklarının veya dezavantajlarının açıklamasını içeren bir sütun da tabloya eklenebilir.