Tedarik sözleşmelerinin düzenlenmesi

Şirket belgeleri düzenli tutulmalıdır. Diğer iş kağıtları arasında mal tedariki için doğru sözleşmeyi kolayca bulabilmeniz için, onlar için ayrı bir raf veya klasör oluşturmaya değer. Ama sadece bu değil. Sözleşmelerin kendileri de kolaylaştırılmalıdır.

Kullanım kılavuzu

1

Düzenlemek istediğiniz tüm sözleşmeleri toplayın ve değerlendirin. Ne sıklıkta ve hangi ortaklarla sonuçlandığına dikkat edin. Bu, belgeleri sınıflandırmanın bir yolunu seçmenize yardımcı olacaktır.

2

Çok sayıda ortak varsa, sözleşmeleri sonuç tarihlerine göre düzenlemenin bir yolu daha uygundur. Uzun bir süre boyunca aynı firmalarla sözleşmeler yapılması durumunda, karşı taraflarca ayrı bir kategoriye (klasör) gruplandırılabilir. Ve bazı durumlarda, anlaşmaları ortak şirketlerin isimleriyle alfabetik olarak düzenlemek yeterlidir.

3

Hangi yöntemi seçerseniz seçin, hacimli klasörlerin kullanımının çok sakıncalı olduğunu unutmayın. Kontratları gözden geçirin ve süresi dolan ortak yığını çıkarın. Onlar için ayrı bir klasör oluşturun. Bu tür sözleşmeler çoğunlukla sadece vakadan vakaya uygulanır, günlük işlerde gerekli değildir.

4

Sözleşmeleri kronolojik sırayla düzenlerken, dokümantasyonun korunması ve saklanması ile ilgili genel ilkelere uyun. Sık kullanılan klasörlerde, son zamanlarda imzalanan sözleşmeler üstte yer alır. Aşağıda, daha önce son teslim tarihi olan belgeler bulunmaktadır. Arşivde dosyalama yapılırken, aksine, birincisi üstte olmalı ve son sözleşme aşağıda sonuçlandırılmalıdır.

5

Bir kategoriyi diğerinden görsel olarak ayırmak için işaretçiler, etiketler, yer imleri ve diğer ofis malzemelerini kullanın. Bu sınırlayıcıların klasörde açıkça vurgulandığından emin olun. Bu, gerekli belgelerin aranmasını büyük ölçüde kolaylaştıracaktır.

6

Mal tedariki için tüm sözleşmeler uygun bir şekilde bir klasörde düzenlendikten sonra, belgelerin bir kaydını derlediğinizden emin olun. Kapağı alın veya tüm sözleşmelerin üstünde bir klasöre koyun. Kayıt defterinde boş satırlar bırakın. Yeni bir sözleşme eklerken, kayıtla ilgili bilgileri kayıt defterine girin.